Hírlevelet szeretnél? Így kezdj hozzá!

Sokszor elhangzik a vélemény, amely szerint a hírlevélküldés nem hatékony kommunikációs csatorna abban a korban, amikor mindenhonnan csak úgy ömlenek ránk a levelek. És valóban nehéz lenne vitatni azt, hogy a kiküldött e-maileket – a címlista összetételétől és a kiküldés módjától függően – többségében nem olvassák. Addig a pillanatig azonban, amíg nem létezik egyetlen hatékony, olcsó és hosszú távon biztos kommunikációs csatorna, érdemes a stratégiánkat több lábra építeni.

Most három kategóriában adunk tippeket azoknak, akik azt tervezik, hogy elindítják a hírlevelüket.

Előkészületek

Sokan bele sem gondolnak, pedig az adatok védelméről egyre több szó esik. Fontos megértenünk azt, hogy ez a kérdés nemcsak akkor bír jelentőséggel, ha a mi adatainkról van szó, hanem akkor is, ha a – mégoly kicsinek tűnő – címlistánkra gondolunk. Azoknak tehát, akik e-mail címeket gyűjtenek, és hírlevelet küldenek ki, online nyilvántartásba kell vetetniük magukat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál. Erről egy igazoló számot kapnak, amelyet a hírlevelük végén kell megjeleníteniük.

Tervezés

Érdemes átgondolni előre azt is, hogy milyen módon szeretnénk kiküldeni a hírlevelünket. Amíg tényleg kevesen vannak a listánkon, ezt akár a saját levelezőrendszerünkben is megtehetjük, titkos másolatban elrejtve a címzettek e-mail címét. Hamar eljöhet azonban az idő, hogy a gyarapodó címek és a rendszeres kiküldés miatt valamelyik levelezőrendszer spamként értelmezi a tevékenységünket, és innentől megvan a veszélye annak, hogy több más szolgáltató esetében is feketelistára kerülünk, ami céges címünk esetében sok kellemetlenséget okozhat.

Épp ezért érdemes egy erre a feladatra specializálódott programot használni. Ennek világszerte egyik legnépszerűbb példája a MailChimp, amely kétezer e-mail címig és havi tizenkétezer levél kiküldéséig ingyenes.

Tartalom

Ahogy más kommunikációs csatornáknál, a hírlevél esetében is fontos a folyamatosság. Ezért hasznos előre megterveznünk a rendelkezésre álló témák és időráfordítás függvényében, hogy milyen rendszerességgel küldjünk ki hírlevelet. Célszerű inkább alacsonyabb intenzitással belevágni, és kellő tapasztalat esetében ezt fokozni, mint fordítva. Az sem gond, ha az első évben negyedévente küldünk ki üzenetet, hiszen ez alapján már el tudjunk képzelni, hogy egy-egy hírlevél összeállítása mennyi időt igényel tőlünk, és mely időszakok alkalmasak arra, hogy ezt megvalósítsuk.

Tóth Adrienn