Három tipp arra, hogyan készülj egy borkiállításra

Ha azt gondolod, hogy egy nemzetközi kiállításra való felkészülés a standbérlésből, a dizájn tervezéséből, a szállásfoglalásból és az árlista nyomtatásából áll, biztosan nem voltál ott azon az egynapos szakmai programon, amelyet a Prowein magyarországi képviselője, a VinCE Budapest Wine Show és a Budapest Borfesztivál közösen szervezett.

Arról, hogy hogyan kell egy sikeres kiállításrészvételt megtervezni és előkészíteni, Karla Juegel tartott előadást a Kiállítók szabadegyeteme elnevezésű, egynapos, nem is annyira konferenciának, inkább tréningnek nevezhető rendezvényen 2018. február 5-én Budapesten. Pont ezért volt kifejezetten hasznos ez az alkalom, így ugyanis a több mint három évtizede kifejezetten kiállítási, vásári megjelenésekkel foglalkozó szakembernek csaknem egy egész napja volt arra, hogy átadja azt a tudást, amiért Németországtól Japánig szerte a világban megbecsült előadó. A délelőtti, a vásár előkészítéséről szóló előadásrészből most három tippet emelünk ki.

1. Idő

A tapasztalatok szerint annál olcsóbban fogjuk megúszni az egyébként is költséges nemzetközi szakmai kiállításon való részvételt, minél előbb megkezdjük az előkészületeket. Annál alacsonyabb lesz ugyanis a költségvetés, minél kevesebb gyors lépésre kényszerülünk – például olyanokra, amikor már nincs időnk utánanézni más alternatíváknak, vagy amikor a sürgős, last minute munka pluszköltségekkel jár.

2. Célcsoport fókusz

Nemcsak úgy általában a végfogyasztókra, hanem a szakmai beszerzőkre és a döntéshozókra is igaz, hogy a jelenlegi trendek szerint egyre kevésbé hatnak rájuk a hirdetések. Pont ezért egy nemzetközi szakmai vásáron való megjelenés fontos lehetőséget jelent az elérésükre, hiszen oda épp azért jönnek, mert keresnek valamit.

photo: Messe Düsseldorf

Tekintettel azonban arra, hogy egy ilyen programon körbevesznek minket a versenytársak, fontos, hogy konkrétan akár egy percben el tudjuk mondani a sztorinkat, és megtaláljuk azokat, akiknek ezt el akarjuk mondani. Ennek érdekében érdemes előre kitűzni a célunkat az adott kiállítás kapcsán, és kijelölni az elérni kívánt célcsoportot, hogy ne forgácsoljuk szét az energiánkat. Tipp: ehhez kérhetünk a szervezőktől információkat a kiállítás vendégkörének összetételéről.

3. Személyre szabott meghívás

Bár egy különösen egyedi standdizájn is alkalmas arra, hogy odavonzza hozzánk a látogatókat, ez általában kiugróan magas költségvonzattal is jár, így ezt nem minden cég engedheti meg magának. Költséghatékonyabb módszert jelentenek ezzel szemben a személyre szabott meghívók, amelyek a digitális korban szinte alig kerülnek valamibe, de figyelemfelkeltő alternatívát nyújthatnak a postai úton kiküldött invitációk is. Ha az e-mail mellett döntünk, mérlegelni kell, hogy egy-egy döntéshozó naponta hány e-mailt kap. Nem biztos, hogy pusztán a feladó neve elég lesz arra, hogy megnyissa és végigolvassa. Ezért jó ötlet egy olyan tárgyat adni a meghívónknak, amely rögtön értéket, hasznot képvisel számára, és így felkelti az érdeklődését.

Tóth Adrienn